Sådan starter du bedst et møde

Godt begyndt er halv fuldendt! Det ordsprog er også sandt, når det gælder møder. Starten på et godt møde kan designes, så man italesætter og iscenesætter både formål, format og indhold.

Uanset hvilken mødetype du designer, er involvering af deltagerne altid en god regel og særligt en god måde at begynde mødet på. Det kan varme deltagerne op til den rette stemning og kultur, som skal ligge til grund for den arbejdsform, man ønsker skal være gældende for hele mødet.

Her er 3 mødetyper og 3 alternative måder at starte dit møde på:

1 – STRATEGI- OG PLANLÆGNINGSMØDET

På strategi- og planlægningsmødet skal der tages større beslutninger end normalt. Der skal tænkes store tanker, men der skal også være handlekraft og målrettethed. Det skal tages beslutninger, prioriteres og opnås enighed.

Start mødet med metoden: Success Spotting

Metoden ”Success Spotting” handler om at værdsætte det, der virker, det vi gør godt i dag og det, der giver os energi i hverdagen. Herudfra skal vi skabe drømmen om fremtiden, som et positivt kompas, der kan give vores handlinger retning.

Blog-Post-Image-1100x720-02

Tid: minimum 2×7 min. + 10 min. til at samle op

Antal deltagere: +4 personer

Sådan gør du:

Metoden er bygget op om drømmen, designet og udførelsen. Brug metoden til at udforske de bedste erfaringer/oplevelser i organisationen:

  • Drømmen: Start med at at opstille visioner for fremtiden på baggrund af succeserne
  • Designet: Klargør visionerne (og det realistiske i dem) ved at undersøge hvordan de opnås. Hvad kan være med til at fremme vejen? Hvad er forhindringerne? Hvordan kommer I ud over forhindringerne?
  • Udførelsen: Få tingene til at ske

Metoden kan bruges i forhold til mange forskellige emner – til at forbedre service, til at arbejde med den enkeltes professionelle udvikling, til at skabe bedre relationer og samarbejde i en afdeling m.m. På den måde er metoden et oplagt redskab for ledere, men den kan også anvendes af medarbejdere i en lang række sammenhænge.

Eksempel: En virksomhed har valgt at sætte fokus på deres interne samarbejde. De synes, at deres samarbejde kunen være bedre, og de mindes en tid, hvor alle var lidt gladere for at gå på arbejde, og hvor de talte mere sammen. De er kommet ind i en dårlig cirkel, hvor alle fokuserer på de ting, de ikke får gjort – og de fejl, der bliver begået.

2 – BRAINSTORM OG INNOVATIONSMØDET

Brainstorm og innovationsmødet er noget helt særligt. Her skal der findes nye idéer, aktiviteter og løsninger til for eksempel produktudvikling, konceptudvikling eller markedsføringskampagner. I skal tænke ud af boksen og turde gå nye veje.

Start mødet med metoden: Ud af boksen

Formålet med metoden ”Ud af boksen” er at knytte bånd mellem deltagerne og øve sig i at tænke kreativt. Det er en meget lærerig øvelse, der i sidste ende viser, hvor svært det er at få nye ideer.

Blog-Post-Image-1100x720-03

Tid: Ca. 5 – 10 minutter

Antal deltagere: 2 – 100 personer (egner sig bedst til gruppestørrelse)

Sådan gør du:

  • Stil jer sammen i par
  • Kig grundigt på hinanden og betragt, hvordan I er klædt, hvordan håret sidder osv.
  • Bed parrene om at stille sig med ryggen til hinanden
  • Begge parter skal nu ændre 5 ting ved deres udseende (det går som regel forholdsvist let)
  • De skal nu vende sig mod hinanden og fortælle, om de kan se, hvad der er ændret
  • Dernæst skal de igen stille sig med ryggen til hinanden – og nu ændre 10 ting til (dette kan som regel kun lykkes, hvis man begynder at tage ting fra de andre par eller ting ude fra rummet – alt er tilladt)

Tip:

Du kan variere antallet af ting, der skal ændres, så meget du vil, men pointen er, at det skal blive rigtigt svært for at tvinge deltagerne til at sprænge rammerne for deres konventionelle tænkning. Hvis det er for svært at gætte, hvad den anden har ændret ved sit udseende, må de fortælle hinanden, hvad de har gjort. Øvelsens primære formål er ikke en gætteleg, men at tvinge deltagerne til at blive ved med at få idéer. Du kan også bede deltagerne om at ændre på hinandens udseende. Dette kan dog være vanskeligt og kan for nogle blive for intimt.

Blog-Post-Image-1100x720-04

Radisson Blu Scandinavia Hotel i København er der god plads til at samle deltagerne på flere måder, hvilket egner sig godt til øvelser med bevægelse.

3 – NETVÆRK OG TEAMBUILDINGSMØDET

Netværk og teambuilding handler om at skabe relationer og styrke sammeholdet. Her gælder det om involvering – jo mere involvering, jo bedre. Den gode stemning og lysten til at tale sammen på kryds og tværs skal være det primære fokus.

Start mødet med metoden: Sudden Survey

Formålet med metoden ”Sudden Survey” er at få deltagerne til at tale sammen og skabe bevægelse og energi. Derudover etablere foretninger, erfaringer og holdninger omkring indhold.

Metoden får deltagerne til at samarbejde allerede fra starten af mødet. De samles om at udforske forskellige relevante emner/spørgsmål. Dette kan hjælpe både både deltagerne og facilitatoren til hurtigt at spore sig ind på hinanden – derudover er det muligt at relatere vigtige emner til mødet.

Metoden er skabt af Thiagi, men er her beskrevet.

 

Tid: 30-50 minutter

Antal deltagere: 8-200 personer (egner sig bedst til gruppestørrelse)

Materialer: Flip-over og penne, klokke og ur, evt. kort til at lave grupper

 

Sådan gør du:

  • Lav fire relevante spørgsmål eller emner, som passer til indholdet af dit møde og til deltagerne (for eksempel forventninger, erfaring, forandringer)
  • Bed deltagerne om at organisere sig i fire grupper (hvis der er mange deltagere, vil flere grupper arbejde med samme spørgsmål/emne)
  • Hver gruppe får herefter tildelt ét emne/spørgsmål
  • Bed deltagerne om at indsamle input til deres tildelte spørgsmål/emne fra alle de øvrige grupper inkl. deres egne gruppe medlemmer
  • Forklar følgende plan og skriv den på planche: (minut antal kan opjusteres)
  1. 3 min. til planlægning af, hvordan indsamlingen af svar skal foregå
  2. 5 min. til at indsamle svar fra flest mulige deltagere
  3. 3 min. til at analysere alle indsamlede svar
  • Bed grupperne om at starte med at lægge deres plan – annoncer 1-minuts slut advarsel
  • Fortæl at de har 5 min. til at indsamle svar til deres spørgsmål – annoncer 1-minuts slut advarsel
  • Bed alle om at returnere til deres grupper for at dele deres indsamlede svar
  • Giv dem en flip-over og bed dem lave en opsummering af det samlede resultat. – annoncer 1-minuts slut advarsel
  • Vælg en tilfældig gruppe og bed dem starte med at præsentere deres ”analyse”– hver gruppe har 1 min. til at præsentere deres ”analyse”
  • Debrief – diskutere resultaterne med deltagerne

 

Artiklen er lavet i samarbejde med Ann Hansen, mødedesigner, facilitator og konsulent,  concept+competence.

Tell us what you think