MPI konference på Scandinavia endte i sneboldkamp

400 internationale deltagere var med på de skæve påhit gennem konferencen, der kulminerede med en forrygende ”sneboldkamp” med sammenkrøllede papirark, som deltagerne forinden havde skrevet korte, branche-relevante spørgsmål eller synspunkter ned på. Derefter samlede man et par tilfældige ”snebolde” op og diskuterede livligt de pågældende emner i mindre grupper.

Der var ikke mange, der nogen side havde oplevet noget lignende. Gennem årene havde flere og flere deltagere i Meeting Professionals International (MPI)’s European Meeting and Events Conference (EMEC) faktisk givet udtryk for, at møderne var lige lovligt traditionelle i deres form.

Det blev der i den grad rådet bod på i februar, da det danske ”chapter” af MPI havde påtaget sig værtskabet for 2016-udgaven af konferencen.

Nu skulle vi vise dem, hvad vi kan!

Formand for værtskomiteen, Helle Svaneborg fra Dansk Lægemiddel Information A/S, havde allerede forud for 2015-konferencen i Krakow sammen med sine bestyrelses-kolleger fra MPI Denmark besluttet, at den skulle ”have hele armen”, hvis Danmark fik tildelt værtskabet i 2016. Hun fortæller:

-Ideen med værtskabet var at gøre op med de sædvanlige mødeformer. Ved at gennemføre konferencen efter de danske Meetovation-principper kunne EMEC-konferencen blive én kæmpe demonstration af, hvor markant anderledes vi formår at skabe en engagerende og inspirerende konference. Det lykkedes over alt forventning.

Meetovation er et koncept udviklet af VisitDenmark under mottoet ”No more boring meetings!” Hovedprincipperne, som alle kom i spil under EMEC, er: Kreativ udnyttelse af de fysiske faciliteter – Aktiv involvering af deltagerne – Ansvarligt og bæredygtigt miljø med sund og energigivende forplejning – Lokal forankring – og Return on Investmest (ROI) i forhold til mødeformål og måling af resultaterne.

Overdrivelse fremmer forståelsen

Konferencen blev afviklet med et godt øje til ”overdrivelse fremmer forståelsen” princippet. Det summede og sydede, der blev leget og sunget og spillet, men alt sammen på en måde, der underbyggede både læring og netværk.

-Selvfølgelig behøver ikke alle konferencer at være lige sådan – man skal tilpasse sin mødeform efter deltagerkredsen. Men her blev det gjort krystalklart for enhver af de 400 deltagere fra den professionelle møde- og eventbranche i Europa og USA, at selv med små virkemidler kan man peppe sit arrangement gevaldigt op, siger Helle Svaneborg.

De skulle have noget med hjem

Karin Krogh, Nyt Potentiale og President, MPI Denmark Chapter, var med i værtskomiteen og bl.a. ansvarlig for konferencens faglige indhold. Hun siger:

-Målet var, at folk skulle have noget med hjem. Noget, de kunne bruge i deres eget arbejde og i deres egen kamp mod middelmådige og kedelige møder. Helt overordnet ville vi inspirere til at højne niveauet i møde- og eventbranchen.

Uformelt – og effektivt

Radisson Blu Hotel Scandinavia i København lagde faciliteter og værelser til EMEC 2016. Den store konference-etage blev totalt ommøbleret, og det gav et gib i folk, når de kom ind i mødelokalerne, hvor de traditionelle stolerækker var afløst af sofagrupper, plinter med lammeskind, café-borde osv. Den uformelle stemning var slået an øjeblikkeligt.

Det skal give mening

-Rammerne skal selvfølgelig være i orden, men indholdet er altid det vigtigste, tilføjer Karin Krogh. -Rammer og form uden en rød tråd til indholdet duer ikke. Hvorfor står der en sækkestol dér? Det skal give mening – og det gjorde det her!

Skal man turde udfordre sig selv og sine samarbejdspartnere? Helle Svaneborg og Karin Krogh svarer begge med et rungende JA! Her var også hotellet og alle øvrige involverede partnere begejstrede over at blive udfordret. Det gav et enestående sammenhold at skabe noget nyt og anderledes.

 At målene blev nået, viser den efterfølgende evaluering. 97 pct. fandt det den mest engagerende EMEC nogensinde, 98 pct. mener, at København er en god konference-destination, og 90 pct. udtrykker, at Meetovation-formen øgede deres ROI for deltagelsen.

Af Lars Blicher-Hansen

Tell us what you think


6 + seven =